庶務業務効率化プロジェクト
1. 制作物の紹介
私が今回制作したのは、入社・異動者の庶務手続きを自動化するExcel VBAツールです。
このツールは、PDFで届く人事発令の情報を専用の入力フォームに入力するだけで、必要な手続きが網羅されたチェックリストを自動で生成します。これにより、担当者が一人ひとりの情報を見て、どの手続きが必要かを判断する手間をなくしました。かつては手作業で作成していたこのチェックリストを、VBA（Visual Basic for Applications）を用いて完全に自動化した点が、今回の制作物の核となります。
2. なぜそれを作ろうと思ったのか
この制作物に取り組んだきっかけは、日々の業務で間近に見ていた非効率な手作業を解決したいという強い思いからでした。
入社・異動者の手続きは、毎月平均30名分発生する定型業務ですが、その大部分が手作業で行われていました。一人あたり2分半もかかる判断作業に加え、手作業ゆえの対応漏れリスクも常に存在していました。
実は、以前にもこの課題を解決しようとチェックリストを導入したことがあります。しかし、その更新・管理の負担が大きく、運用を断念した苦い経験がありました。当時の私は、管理の負担に耐えきれず、時間給さんのリーダーに相談して運用を停止した経緯があります。今回、かつて挫折したこの課題に、今度こそ向き合って、根本的な解決を図りたいと考えたのが、この制作の最大の動機です。
3. 制作してみた結果
制作の結果、このツールは期待を大きく上回る成果をもたらしました。
まず、作業時間の劇的な短縮です。一人あたり2分半かかっていた作業を、わずか30秒にまで削減することに成功しました。これは年間換算で177時間もの時間削減となり、他の重要な業務に集中できる時間を生み出しました。
次に、ヒューマンエラーのリスクを排除できたことです。判断ロジックをシステムに組み込んだことで、人為的なミスによる対応漏れの心配がなくなり、業務の正確性が飛躍的に向上しました。これにより、私だけでなく、時間給さんやチーム全体の安心感にもつながったと感じています。
また、今回の制作を通じて、私自身の意識が大きく変わりました。以前は「自動化」と聞くとハードルが高く感じていましたが、生成AIなどのツールを組み合わせることで、専門知識がなくても身近な課題を解決できることを知りました。小さなアイデアを形にできたことは、大きな自信となりました。
今後は、この経験を活かし、チームの皆さんとコミュニケーションを密に取りながら、現場の「困りごと」を一つずつ解決していく挑戦を続けていきたいと思います。
