ーもう探し回らない！子会社の物件提案内容が一目でわかるー開発案件集約サイト
制作物の紹介
今回作成したのは、属性の異なる開発案件ファイルを管理するために、Sharepointをデータ管理場所に設定してファイル名で自動リスト化する仕組みです。
【制作の流れ】
- 部署用Sharepointサイトにファイル保存用の『開発案件ライブラリ』とカスタム表示用の『開発案件リスト』を作成
- PowerAutomateでライブラリにファイルが投稿されたら情報を抽出してリストに自動入力するフローを作成
- Teamsに繋ぎ、Teamsからの閲覧・編集を可能にする。
制作の背景と目的
- 複数の海外小売子会社の経営管理・支援する仕事をしています。
- 店舗開発案件は重要な判断を要し、複数の会議体で審議するため資料も膨大になります。
- 部署では会議体毎に資料保管しており過去案件の把握が困難になっていました
- そのため、誰でも簡単に開発案件の条件や状況を確認できる一元管理の仕組みを作りました。
制作結果
【効果検証】
- 会社/物件/会議種別などを横断して情報検索ができるようになり、資料探索に係る時間は大幅に減少しました。
- また、担当者でなくても簡単に資料を確認できるようになりました。
【課題と対応】
実際に使用してみての課題について部署メンバーにFBを受け、修正対応を行いました。
- ファイル名ルールが長い：システムを組みなおし、ファイル名ルールをわかりやすく短縮
- リストがファイルで構成されており見にくい、追加情報をどう入れたらいいかわからない：リストは案件でまとめ、ファイルは関連資料としてまとめて表示されるように修正
- ライブラリのファイルを削除してもリストが残る：連動するように対応中
【今後について】
- 部署が取り組みに意欲的になってくれているため、部署での使用が根付いたら、次は関連部署を巻き込んでより実践的なツールにしていきたいと思います。
- 今回は基礎データ整備への対応だったため、今後は投資採算等数値分析につながるツールを検討していきます。
- Sharepointで効率化できる業務が他にもないか検討していきます。