総務担当者の時間とミスの削減！
〇制作物の紹介
総務部で毎月発生する個人情報管理台帳の更新作業を自動化するためのものです。具体的には、台帳の更新依頼メールの自動送信、提出状況の自動リスト化、そして未提出者へのリマインドメールの自動送信という一連のフローを自動化しています 。
〇なぜそれを作ろうと思ったのか
「この作業、もっと効率化できないかな？」と考えたことが、業務改善に取り組むきっかけとなりました。特に、個人情報管理に関するルーティンワークに課題を感じていました。手作業で行っていたこの作業には、毎月約120分もの時間がかかっており、依頼メールの送信や内容確認、リマインドメールの送信といった作業に多くの時間を費やしていました。また、手作業であるがゆえに、メールの送り忘れや修正漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも懸念されていました。これらの課題を解決し、時間と精神的負担から解放されたいという思いから、Power AutomateとVBAを活用した自動化フローの作成に至りました。
〇制作してみた結果
この自動化フローを導入した結果、大きな改善効果が見られました。まず、時間削減の面では、毎月120分かかっていた作業が、確認作業を含めてわずか10分にまで短縮されると推測されています。これは年間で換算すると、約22時間の削減に相当します。次に、ミスの削減も大きな成果として挙げられています。自動化により、メールの送信や修正の漏れといったヒューマンエラーがなくなりました。
この取り組みは、チームメンバーからも「時間ができて助かる」「送信の緊張感が和らいだ」といったポジティブな声が多く聞かれるなど、好意的に受け入れられました。一方で、作成者がいなくなった場合や休日に不具合が起きた場合の対応といった、新たな課題も浮かび上がりました。これを受けて、自己満足で終わらせないために、同じ知識を持つ仲間を増やすことや、作成マニュアルを詳細に残すことの必要性を学びました。また、試行錯誤のプロセスを諦めずに続けることで、必ずゴールに近づけるという重要な教訓も得ました。今後は、この成功事例を他の定型業務にも展開し、部署全体の業務効率化を進めていきたいと考えています。
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