「五十にして天命を知る」 年齢を迎えデジタルツールと向き合い業務改善に取り組む
制作物の紹介
私が今回制作したものは会議準備の進捗確認ツールです、
前任部署から会議運営業務を引継いだ時、業務ドキュメントがなく運用手順も未整備である現状に直面しました。担当者の力量で何とか業務を回してる中、負荷の大きくデジタル化で業務効率をはかれる業務として会議準備に着目し、
・作業工程を棚卸し、業務の見える化をはかる
・複数人で作業しても抜け漏れがなくす様に進捗を共有する
ことを目的に、GlideとGoogleスプレッドシートをベースに業務管理アプリを構築しました。
制作の背景
中国の古典「論語」では中年以後の人生を「四十にして惑わず」「五十にして天命を知る」とあり、二千年以上も昔の人生観が今でも人口に膾炙し続けています。
「天命を知る」五十代になり、単にキャリアの集大成とするのではなく、過去と未来をつなげる事を自らの天命とし、新しい技術を学ぶことで何か積上げることができるのではないかと考え、デジタル技術を通じた業務改善に取り組みました。
ツールの構築と評価
まずは簡単な基本機能を実装したプロトタイプ版を部内で試してもらい、
意見と追加要望をもらいながら改良版を構築した結果、
・カテゴリー分けがされており作業の分担が容易
・会議運営の主担当の拘束時間が半分以下になる
・各作業が初心者でも実施できるように整理されている
・スマホ操作で作業の抜けモレが一目瞭然。状況も即時で共有
・Googlesheetの編集だけで、工程の追加編集が簡単にできる
と、好意的な評価を頂きました。
今後について
その後の追加要望として
・第一階層でカテゴリー毎の進捗状況を見たい
・会議当日だけでなく、開催案内から議事録まで分担・共有したい
を頂いており、他部署への水平展開を含めて、更なる進化が望めるかと考えています。